Privacyverklaring speel-o-theek Tuf-Tuf

laatste wijziging: 23 mei 2018

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU).
In het kader van de AVG heeft speel-o-theek Tuf-Tuf, gevestigd te Utrecht en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 41178007, een privacyverklaring opgesteld. Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt.

Wat zijn persoonsgegevens?
Dit zijn gegevens als naam, adres, leeftijd. Als (een combinatie van) deze gegevens naar een persoon herleid kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens.

Onze speel-o-theek verwerkt de volgende persoonsgegevens:

  • Naam
  • Adres
  • Telefoonnummer
  • E-mail
  • Kindgegevens: voornamen van de kinderen die tot de doelgroep behoren en hun geboortejaar en hoeveel broers of zussen er zijn die niet tot de doelgroep behoren (hun namen worden niet opgeslagen)

Van wie verwerkt onze speel-o-theek persoonsgegevens?
Wij vragen (mogelijk) persoonsgegevens van je indien je:

  • lid bent of wordt van Tuf-Tuf
  • medewerker bent van Tuf-Tuf

Hoe verwerkt onze speel-o-theek persoonsgegevens?
De persoonsgegevens worden versleuteld (d.m.v. encryptie) bewaard in de ‘cloud’, d.w.z. bij een webhosting-partij (in dit geval One.com). In de verwerkersovereenkomst met deze partij wordt gegarandeerd dat zij, binnen de haar beschikbare technische mogelijkheden, het systeem zal vrijwaren van hacking en virussen. Bovendien kunnen eventuele hackers de persoonsgegevens toch niet lezen doordat deze versleuteld (encrypted) worden opgeslagen.
Het computerprogramma waarmee Tuf-Tuf de uitleenadministratie voert is Rent-A-Toy. Dit programma maakt gebruik van functionele cookies die nodig zijn om het programma goed te laten functioneren.

Waarvoor verwerkt onze speel-o-theek persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van de speel-o-theek en/of als vrijwilliger aan de slag wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen wij je op de juiste wijze inschrijven als lid, het lidmaatschapsgeld innen en contact met je opnemen als leentermijnen van speelgoed worden overschreden.
Als je eenmaal lid van onze speel-o-theek bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en e-mailadres om contact met je te onderhouden, je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, zoals nieuwsbrieven, uitnodigingen voor speciale gelegenheden (zoals bij jubilea) het toesturen van de jaarlijkse contributiefacturen en herinneringen met betrekking tot nog in te leveren speelgoed en achterstallige betalingen.

Verwerkt de speel-o-theek ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over bijvoorbeeld gezondheid, strafrechtelijk verleden of etnische gegevens. Onze speel-o-theek verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens over de kinderen maar de gegevens die we wel verzamelen kunnen daar wel iets over zeggen en worden om die reden passend beveiligd.

Hoelang worden mijn persoonsgegevens bewaard?
Persoonsgegevens worden niet langer dan noodzakelijk is, verwerkt. Na opzegging van het lidmaatschap, inleveren van al het geleende speelgoed en betaling van eventuele nog openstaande boetes en lidmaatschapscontributie verwijderen wij de persoonsgegevens binnen 2 jaar, inclusief de back-ups, tenzij er een wettelijke bewaartermijn geldt waarvoor de gegevens langer bewaard moeten worden.

Uitwisseling van persoonsgegevens
Onze speel-o-theek wisselt geen persoonsgegevens met externe partijen uit.

Welke rechten heb ik als abonnee?
De rechten die je hebt met betrekking tot de AVG worden uitgebreid beschreven op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/rechten-van-betrokkenen
Wil je van een recht gebruik maken dan kun je contact opnemen met bestuur@tuftuf.net.

De belangrijkste rechten zijn:

  • Dataportabiliteit: De speel-o-theek verstrekt je op verzoek alle gegevens die over jou bij ons bekend zijn, zoals persoonsgegevens, het speelgoed wat je de afgelopen 2 jaar bij ons geleend hebt en de boetes die je betaald hebt. Deze gegevens worden in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat verstrekt.
  • Vergetelheid: Als je je abonnement beëindigt verwijderen wij al je persoonsgegevens uit onze systemen binnen 2 jaar (zie hierboven). Als je wilt dat we je gegevens eerder verwijderen, dus tijdens je lidmaatschap, kunnen we je geen speelgoed meer uitlenen en is er feitelijk sprake van dat je je lidmaatschap opzegt. In dat geval verwijderen we je gegevens terstond uit onze administratie, onder de voorwaarden die hiervoor beschreven staan onder het hoofdje ‘Hoelang worden mijn persoonsgegevens bewaard?’
  • Inzage: Alle persoonsgegevens die over je bij ons bekend zijn kun je inzien op de speel-o-theek.
  • Rectificatie en aanvulling: Als de gegevens die over jou bij ons bekend zijn, niet correct of onvolledig zijn, zullen wij deze op je verzoek terstond aanpassen.
  • Bezwaar maken: Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens.
  • Klachten: Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Grondslag van de verwerking (juridische basis)
Als organisatie mag de speel-o-theek niet zomaar persoonsgegevens verwerken. Zij moet daarvoor een wettelijke grondslag hebben. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) kent 6 grondslagen (zie ook https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/mag-u-persoonsgegevens-verwerken#hoe-weet-u-of-u-persoonsgegevens-mag-verwerken-6310). De gegevensverwerking moet gebaseerd worden op minimaal één van deze grondslagen. De speel-o-theek baseert de gegevensverwerking op de volgende grondslag:

  • de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een (abonnements)overeenkomst.

Wijzigingen privacy-beleid
Door lid of medewerker te worden en te zijn van de speel-o-theek ga je akkoord met dit privacy-beleid. We behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy-beleid; in zulke gevallen laten we dit aan alle betrokkenen weten. Ook raden we je aan om onze privacyverklaring regelmatig hier te bekijken.